Proses Manajemen Perkantoran

Sama seperti pada proses manajemen kebanyakan, dalam manajemen perkantoran terdapat empat proses yang harus dilakukan terus menerus. Proses tersebut yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.

1. Perencanaan

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, agar terjadi hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian

Proses ini adalah proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang agar mampu bergerak sebagai suatu kesatuan dan kekuatan untuk mencapai tujuan. Bagian ini merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

3. Penggerakan

Penggerakan adalah proses memberikan semangat bekerja kepada para pegawai. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Sehingga perlu ada penggerak dari bagian manajemen.
Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
  • a. Mendorong atau memberi semangat kerja
  • b. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
  • c. Bertindak sebagai motivator, inspirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan

Proses terakhir adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi. Gunanya untuk menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
  • Kualitas pekerjaan kantor
  • Waktu pekerjaan kantor
  • Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
  • Biaya perkantoran
  • Alat peralatan dan perabotan kantor
  • Pelayanan kantor
  • Dokumentasi.